Prosedur penyimpanan arsip pada lemari arsip memiliki beberapa langkah penting untuk memastikan arsip tersimpan dengan rapi, aman, dan mudah diakses saat Anda membutuhkannya. Tanpa Prosedur penyimpanan arsip pada lemari arsip yang jelas, pencarian arsip bisa memakan waktu lama, bahkan mengarah pada kehilangan atau kesulitan menemukan dokumen yang relevan.
Dengan prosedur yang baik, Anda dapat memantau arsip dan memeliharanya dengan benar, seperti memeriksa kondisi fisik secara berkala, menghindari risiko kerusakan akibat cuaca atau kondisi lingkungan yang buruk. Selain itu, beberapa arsip juga ada yang bersifat sensitif dan harus mendapatkan perlindungan atau perlakuan dengan hati-hati. Penyimpanan yang benar mengurangi risiko pencurian, kerusakan, atau akses-akses terlarang.
Berikut adalah prosedur umum yang dapat diikuti untuk menyimpan arsip di lemari arsip:
1. Persiapan Arsip
Dalam tahap ini, di mana sebelum Anda menyimpan arsip, pastikan arsip telah tersortir berdasarkan kategori yang benar. Pisahkan arsip berdasarkan jenis, tahun, atau kategori lainnya sesuai dengan kebijakan organisasi atau Perusahaan Anda.
Baca Juga: Mengapa Harus Pilih Lemari Arsip Besi 3 Pintu? Ini Alasannya!
Kelompokkan arsip berdasarkan kategori yang relevan ini memang membutuhkan waktu yang lama, apalagi juga jumlah arsip Perusahaan Anda sangat banyak. Namun, kedepannya, saat Anda membutuhkan arsip tersebut, Anda tidak harus menghabiskan banyak waktu untuk menemukannya. Selain itu, proses pengelompokan ini juga bisa menjadi tahap menyortir arsip mana yang masih dibutuhkan, dan arsip mana yang sudah tidak dibutuhkan lagi.
2. Pemberian Label
Setiap arsip harus diberi label yang jelas dan mudah dipahami. Label ini bisa mencakup informasi seperti nomor arsip, kategori, tahun, dan deskripsi singkat isi arsip. Gunakan label yang tahan lama dan mudah terbaca. Misalnya, menggunakan label kertas atau plastik yang bisa disisipkan pada bagian luar map atau folder. Pastikan tinta yang digunakan permanen atau tidak mudah terhapus.
3. Penggunaan Map atau Folder
Saat menggunakan lemari Arsip, Anda membutuhkan map atau folder untuk membantu pengelompokan dan membuat arsip Anda tertata lebih rapi. Pilih Map yang sesuai dengan ukuran dan jenis dokumen. Pastikan map atau folder tersebut kuat, tidak mudah rusak, dan dapat melindungi arsip dari kerusakan fisik seperti sobek atau basah. Pilih Map dengan kualitas yang baik agar berumur Panjang, serta setiap kategori memiliki ukuran map yang sama.
Arsip yang sudah diberi label, kemudian dimasukkan ke dalam map atau folder sesuai dengan kategorinya. Anda bisa membedakan setiap kategori dengan warna map atau folder yang berbeda.
4. Penyimpanan di Lemari Arsip
Lemari arsip sebaiknya memiliki rak atau kompartemen yang dapat memisahkan arsip berdasarkan kategori atau tahun. Pastikan setiap rak atau kompartemen diberi label yang jelas. Untuk Map atau folder yang berukuran besar, biasanya disimpan secara vertikal dalam rak atau kompartemen. Sementara yang berukuran kecil atau slip, bisa disimpan secara horizontal. Kemudian tentukan sistem urutan penyimpanan seperti berdasarkan urutan abjad, tanggal, atau nomor arsip agar memudahkan pencarian di kemudian hari.
Pastikan lemari arsip berada di tempat yang aman dan terlindungi dari gangguan eksternal seperti kelembapan, panas berlebihan, atau paparan langsung sinar matahari. Hindari juga penyimpanan arsip di dekat sumber air. Berikan silica gel atau kapur barus untuk membantu mengurangi kelembaban dan ancaman dari hewan-hewan pengerat.
5. Pisahkan Berdasarkan Tingkat Keamanan
Tidak semua lemari arsip memiliki sistem penguncian yang aman. Begitu pula tidak semua arsip bersifat sensitif atau bernilai sangat penting. Jangan campur dokumen atai arsip-arsip penting dan bernilai tersebut dengan arsip-arsip yang lain. Pisahkan dan letakan di bagian yang lebih aman, seperti di dalam laci yang biasanya memiliki penguncian yang lebih aman, atau sediakan lemari arsip yang memang secara khusus memiliki desain untuk melindungi arsip dari berbagai bencana dan bahaya.
6. Pemeliharaan dan Pencatatan
Setiap arsip yang dimasukkan ke dalam lemari arsip harus tercatat dalam daftar atau sistem pencatatan arsip. Ini penting untuk memudahkan pencarian dan pemantauan arsip. Karena Anda bisa saja lupa dengan apa yang sudah Anda susun tersebut.
Lakukan pemeriksaan berkala untuk memastikan arsip tetap dalam kondisi baik dan terhindar dari kerusakan. Jika ada arsip yang sudah tidak diperlukan lagi, lakukan penghapusan atau pemusnahan arsip sesuai dengan kebijakan perusahaan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang berdampak pada berkurangnya ruang penyimpanan.
7. Pencarian dan Pengambilan Arsip
Ketika arsip dibutuhkan, pastikan sistem pencarian yang diterapkan memudahkan dalam menemukan arsip dengan cepat. Penggunaan kode atau nomor arsip yang sistematis akan sangat membantu dalam proses ini. Catat semua arsip yang keluar dan masuk, untuk menghindari lupa yang bisa mengakibatkan hilangnya arsip. Saat pengambilan arsip pun, pastikan anda mengambilnya dengan hati-hati dan tidak membuat susunan arsip menjadi berantakan. Dengan mengikuti prosedur ini, arsip akan tersimpan dengan rapi, teratur, dan mudah diakses kembali saat Anda membutuhkannya.
“Solusi Kebutuhan Kantor Anda”
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
