Prosedur Penghapusan Peralatan Kantor – Dalam siklus manajemen aset kantor, penghapusan peralatan yang sudah tidak layak pakai merupakan langkah penting untuk menjaga efisiensi operasional dan keakuratan data inventaris. Melakukan proses ini tidak bisa secara sembarangan, karena menyangkut tanggung jawab administrasi, akuntabilitas aset, serta kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan atau instansi. Berikut penjelasan mengenai prosedur penghapusan peralatan kantor dari inventaris:
1. Identifikasi dan Pemeriksaan Kondisi Peralatan
Langkah pertama dalam proses penghapusan adalah mengidentifikasi peralatan yang sudah tidak layak pakai. Tim inventaris atau unit yang bertanggung jawab akan melakukan pemeriksaan fisik dan administratif untuk memastikan kondisi barang tersebut. Kriteria peralatan yang perlu dihapus bisa meliputi:
- Rusak berat dan sulit untuk melakukan perbaikan dengan biaya yang wajar.
- Sudah usang secara teknologi atau tidak sesuai lagi dengan kebutuhan kerja.
- Hilang atau tidak ditemukan setelah dilakukan pengecekan fisik.
- Terlalu mahal dalam perawatannya namun tidak banyak memberikan manfaat.
- Peralatan disita, dicuri, atau dihentikan penggunaannya karena kebijakan perusahaan.
Baca Juga: Cara Penggunaan Peralatan Kantor yang Sesuai Standar
2. Pembuatan Berita Acara Pemeriksaan (BAP)
Setelah peralatan teridentifikasi, hal yang perlu anda lakukan selanjutnya adalah pembuatan dokumen formal berupa Berita Acara Pemeriksaan. Berita acara ini menjadi dasar administratif bagi langkah penghapusan selanjutnya. Dokumen ini berisi:
- Nama dan kode barang sesuai data inventaris.
- Kondisi fisik barang.
- Alasan penghapusan (rusak, usang, hilang, dll).
- Rekomendasi tindak lanjut (Penghapusan, Lelang, Jual, HIbah, atau Pemusnahan).
- Tanda tangan tim pemeriksa dan pejabat berwenang.
3. Persetujuan Penghapusan
Berikutnya adalah proses mendapatkan persetujuan penghapusan dari pihak yang berwenang, seperti kepala bagian umum, manajer aset, atau pimpinan instansi. Di beberapa lembaga, penghapusan aset juga harus mendapat persetujuan dari auditor internal atau pihak eksternal seperti Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) jika aset tersebut bersumber dari dana publik.
Persetujuan ini penting untuk menghindari potensi penyalahgunaan aset dan sebagai bentuk pengawasan dalam pengelolaan kekayaan organisasi.
4. Tindak Lanjut Terhadap Barang
Setelah disetujui, langkah selanjutnya tergantung pada keputusan yang diambil terhadap barang tersebut, baik itu pemusnahan, penjualan atau hibah. Semua langkah ini harus melalui pencatatan dan dokumentasi resmi, termasuk kwitansi atau surat hibah. Misalnya:
- Pemusnahan: Jika barang benar-benar tidak bernilai atau rusak berat, maka anda bisa melakukan pemusnahan. Proses ini sebaiknya disaksikan oleh tim internal dan harus ada dokumentasinya.
- Penjualan: Jika masih ada nilai jualnya, barang bisa anda lelang atau jual melalui mekanisme resmi sesuai aturan instansi/perusahaan.
- Hibah/Sumbangan: Dalam beberapa kasus, peralatan yang tidak terpakai lagi tapi masih berfungsi dengan baik, bisa melalui opsi untuk disumbangkan ke pihak lain seperti sekolah, yayasan, atau komunitas.
5. Pencatatan dalam Sistem Inventaris
Setelah proses fisik dilakukan, langkah terakhir adalah memperbarui data pada sistem inventaris atau pembukuan aset tetap. Peralatan yang sudah anda hapus maka datanya juga harus dihapus dari daftar aset aktif. Ini penting untuk menjaga akurasi data keuangan dan menghindari pencatatan ganda. Biasanya bagian keuangan atau akuntansi akan menyesuaikan nilai aset pada laporan keuangan tahunan, terutama jika penghapusan aset memengaruhi depresiasi atau nilai buku perusahaan.
6. Pelaporan dan Audit
Prosedur penghapusan harus ada pertanggungjawaban secara transparan. Oleh karena itu, setiap tahapan biasanya wajib memiliki dokumentasi dan tersimpan sebagai arsip. Saat audit internal atau eksternal dilakukan, dokumen penghapusan ini dapat anda gunakan sebagai bukti bahwa penghapusan barang sudah melalui prosedur secara sah dan benar.
Prosedur penghapusan peralatan kantor dari inventaris bukan hanya soal membuang barang yang rusak, melainkan menyangkut tata kelola aset yang baik dan bertanggung jawab. Dengan mengikuti prosedur yang benar maka perusahaan atau instansi dapat menjaga efisiensi, integritas administrasi, serta akuntabilitas keuangan. Penghapusan yang tertib juga mencegah potensi kecurangan, kehilangan aset, atau beban biaya pemeliharaan yang tidak perlu. Karena itu, penting bagi setiap organisasi untuk memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang jelas dan disiplin dalam pelaksanaannya.
“Solusi Kebutuhan Kantor Anda”
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
