Apa Fungsi Peralatan Kantor? Peralatan kantor memainkan peran yang sangat penting dalam kegiatan sehari-hari di tempat kerja. Tanpa peralatan yang memadai, pekerjaan akan terasa lebih sulit, memakan waktu, dan tidak efisien. Saat seseorang ingin membangun semua kantor untuk usaha atau bisnis yang digelutinya, maka hal pertama yang harus mereka penuhi adalah menyediakan semua peralatan kantor yang dibutuhkan.
Sebenarnya Apa Saja Fungsi Peralatan Kantor dan seberapa sering penggunaannya sehingga mampu meningkatkan efisiensi kerja Perusahaan? Simak penjelasannya di bawah ini:
Fungsi Berdasarkan Kategorinya
Untuk mengetahui Apa Saja Fungsi Peralatan Kantor? Kita harus melihat berdasarkan kategorinya. Dalam artikel sebelumnya, kami sudah menjelaskan apa itu peralatan kantor dan apa saja kategorinya. Setiap kategori dari peralatan kantor memiliki fungsinya masing-masing dalam dunia perkantoran termasuk untuk kinerja karyawan.
1. Fungsi Alat Tulis dan Alat Kantor Pendukung
Alat tulis seperti pena, pensil, penghapus, dan spidol, meskipun terlihat sederhana, memiliki peranan yang sangat besar dalam pekerjaan administratif. Semua itu lebih akrab disebut dengan ATK atau Alat Tulis Kantor. ATK memang masuk dalam kategori peralatan kantor namun tidak semua Alat tulis bisa disebut peralatan kantor. Alat Tulis yang masuk dalam peralatan kantor adalah barang yang bisa digunakan berulang kali dan berupa alat yang memiliki banyak kegunaan umum. Misalnya, Pena, Pensil, Straples, dan sejenisnya masuk ke dalam Peralatan, namun Alat tulis seperti kertas, Buku gambar, crayon, atau Alat tulis bertema lainnya belum tentu bisa dinyatakan peralatan kantor.
Fungsi utama dari alat tulis ini adalah untuk mencatat, menulis, menggambar diagram, dan mengoreksi dokumen. Alat tulis kantor juga memungkinkan pekerja untuk membuat catatan penting dan komunikasi yang efektif di antara rekan kerja. Tanpa alat tulis yang memadai, proses dokumentasi bisa terganggu dan kurang efektif.
2. Fungsi Komputer dan Perangkat Lunak
Komputer, Laptop, dan perangkat lunak adalah peralatan kantor yang paling vital di era digital saat ini. Perangkat ini masuk dalam kategori peralatan elektronik kantor yang saying krusial. Fungsi komputer di kantor tidak terbatas hanya untuk mengetik, tetapi juga mencakup pengolahan data, komunikasi email, dan penggunaan aplikasi manajerial yang mendukung kelancaran operasional.
Perangkat lunak seperti Microsoft Office, Google Workspace, dan aplikasi spesifik lainnya membantu pekerja untuk membuat laporan, analisis data, presentasi, dan berkolaborasi dalam proyek secara efektif.
3. Fungsi Printer dan Alat Pencetak Lainnya
Masuk dalam kategori peralatan elektronik kantor lainnya, Printer juga merupakan peralatan kantor yang wajib ada dalam setiap Perusahaan. Minimal Anda harus memiliki satu printer dalam Perusahaan Anda yang dapat berfungsi dengan baik. Printer berguna untuk menghasilkan salinan fisik dari dokumen digital.
Meskipun di era digital ini semakin banyak perusahaan yang mengadopsi sistem paperless atau tanpa dokumen cetak, namun tetap banyak perusahaan yang masih membutuhkan printer untuk dokumen resmi, kontrak, atau arsip lainnya. Peralatan kantor ini juga memfasilitasi pekerjaan seperti pencetakan laporan, brosur, dan materi presentasi yang diperlukan dalam kegiatan kantor.
4. Fungsi Telepon dan Sistem Komunikasi
Telepon sebagai peralatan komunikasi kantor menjadi sangat penting keberadaannya, karena dapat melancarkan komunikasi langsung antara individu dalam perusahaan atau dengan klien dan mitra bisnis.
Di samping telepon, sistem komunikasi modern seperti video conference, email, dan aplikasi pesan instan juga memiliki peran besar dalam memudahkan alur komunikasi dalam perusahaan. Fungsi utama alat ini adalah untuk mendukung hubungan yang efektif dan produktif, baik itu untuk rapat, diskusi, ataupun klarifikasi informasi secara langsung. Perusahaan akan berjalan dengan lancar jika komunikasi internal maupun eksternalnya sangat baik.
5. Fungsi Peralatan Pengganda Dokumen
Mungkin tidak semua Perusahaan memiliki mesin fotocopy sendiri. Namun dengan memiliki mesin ini, Anda bisa menghemat banyak biaya operasional terutama dalam bidang administratif. Mesin fotocopy adalah alat yang sering digunakan di kantor untuk menggandakan dokumen. Fungsi utamanya adalah untuk membuat salinan dokumen dalam jumlah banyak secara cepat dan efisien.
Selain itu, peralatan pengganda dokumen kantor lain seperti scanner juga sangat berguna untuk memindahkan dokumen fisik ke dalam bentuk digital. Ini akan memudahkan penyimpanan dan distribusi informasi tanpa memerlukan ruang arsip yang besar. Kedua alat ini sangat penting untuk pengelolaan arsip dan dokumentasi yang efektif di kantor.
6. Fungsi Peralatan Kantor Ergonomis
Peralatan kantor ergonmis adalah peralatan yang memiliki desain khusus untuk mendukung produktivitas pekerja kantoran. Misalnya Meja dan kursi kantor untuk para eksekutif, dan para karyawan lainnya. Ini juga memiliki peranan penting dalam menunjang kenyamanan yang memberikan peningkatan efisiensi kerja.
Meja yang ergonomis memungkinkan pekerja untuk memiliki ruang kerja yang rapi dan terorganisir, sementara kursi yang nyaman dapat mengurangi keluhan tubuh seperti sakit punggung atau leher akibat duduk dalam waktu lama. Kesehatan dan kenyamanan fisik sangat mempengaruhi performa kerja, sehingga peralatan kantor seperti ini tidak boleh dianggap remeh.
7. Fungsi Pengarsipan dan Penyimpanan
Kategori peralatan Pengarsipan dan Penyimpananbisa berupa Lemari arsip, loker atau rak penyimpanan lainnya. Semu aitu berguna untuk menyimpan berbagai dokumen penting yang dibutuhkan dalam aktivitas kantor.
Fungsi utama dari alat ini adalah untuk mengorganisir, menyimpan, dan menjaga dokumen agar tetap terjaga kerahasiaannya dan mudah ditemukan saat diperlukan. Dalam beberapa perusahaan, lemari arsip juga dilengkapi dengan sistem pengamanan untuk menjaga kerahasiaan dokumen penting.
8. Fungsi Alat Presentasi
Bicara tentang perkantoran dan dunia kerja, maka tidak luput dari aktivitas rapat. Peralatan seperti proyektor, whiteboard, dan layar presentasi adalah perangkat yang digunakan dalam menyampaikan informasi atau presentasi selama rapat berlangsung, baik yang skala kecil maupun yang besar.
Sebagai contoh, Proyektor akan memungkinkan materi presentasi yang berbentuk digital dapat disampaikan secara visual kepada banyak orang dalam rapat atau konferensi. Begitu pula Whiteboard yang memungkinkan penyampaian ide secara langsung dengan cara menulis atau menggambar menggunakan spidol. Dengan adanya alat presentasi ini, komunikasi visual menjadi lebih efektif.
Masing-masing kategori peralatan kantor memiliki fungsi yang sangat vital dalam mendukung kelancaran operasional di tempat kerja. Setiap peralatan memiliki tujuan tertentu yang jika digunakan dengan tepat, dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja. Oleh karena itu, penting bagi setiap organisasi atau perusahaan untuk memastikan ketersediaan peralatan kantor yang sesuai dan berkualitas guna menunjang keberhasilan bisnis.
“Solusi Kebutuhan Kantor Anda”
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
