Apa Itu Peralatan Kantor? – Dalam dunia kerja dan lingkungan bisnis, peralatan kantor merupakan komponen penting yang mendukung kelancaran operasional sehari-hari. Tanpa peralatan yang memadai, proses administrasi, komunikasi, dan pengarsipan akan terganggu, yang akhirnya memengaruhi produktivitas dan efisiensi kerja.
Peralatan kantor atau Office equipment adalah segala jenis perlengkapan dan perangkat yang digunakan untuk membantu aktivitas kerja di lingkungan perkantoran. Peralatan ini mencakup berbagai benda fisik yang digunakan untuk menulis, mencetak, menyimpan dokumen, berkomunikasi, hingga perangkat teknologi yang mendukung sistem informasi dan manajemen data.
Istilah Peralatan kantor berbeda dengan perlengkapan kantor. Peralatan kantor umumnya berumur lebih panjang dan digunakan dalam jangka waktu lama, sedangkan perlengkapan kantor bersifat habis pakai, seperti kertas, tinta printer, dan alat tulis.
Fungsi dan Kegunaannya
Untuk lebih jelas membahas “Apa Itu Peralatan Kantor”, mari kita bahas tentang fungsinya. Peralatan kantor memiliki sejumlah fungsi penting dalam operasional Perusahaan. Dengan memiliki peralatan kantor yang lengkap, maka ini akan mendukung produktivitas kerja. Misalnya, Peralatan seperti komputer, printer, dan mesin fotokopi memungkinkan karyawan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan efisien.
Peralatan kantor lainnya seperti telepon, email, Fax dan alat konferensi video membantu komunikasi antara rekan kerja maupun dengan pihak luar, dan juga antar karyawan di dalam Perusahaan. Sementara Lemari arsip, folder, dan perangkat pengarsipan lainnya membantu dalam menyimpan dan menemukan dokumen dengan mudah, sekaligus memberikan efek visual dalam desain interior kantor.
Beberapa peralatan kantor lainnya juga bisa berfungsi untuk menghemat waktu dan biaya operasional. Misalnya mesin otomatis penghitung uang akan lebih mempermudah Teller Bank saat menghitung uang ketimbang menghitungnya secara manual. Selain itu, alat tersebut juga meminimalisir kesalahan yang berakibat fatal terhadap Perusahaan. Contoh lainnya seperti scanner dokumen, dan sistem absensi digital yang mana mampu mempercepat pekerjaan di bagian administratif.
Kategori Peralatan Kantor:
Benda-benda yang dapat termasuk dalam peralatan kantor biasanya mencakup berbagai jenis alat yang digunakan untuk mendukung pekerjaan administrasi, komunikasi, pengarsipan, dan operasional lainnya di lingkungan kantor. Secara umum, peralatan kantor dapat dibagi menjadi beberapa kategori, yaitu:
1. Peralatan Elektronik Kantor
Yang termasuk dalam kategori Peralatan ini biasanya benda-benda yang menggunakan tenaga listrik dan teknologi khusus untuk menunjang aktivitas kerja.
Contoh: Komputer dan laptop, Printer (inkjet, laser), Mesin fotokopi, Scanner, Televisi, videotron, video wall, Mesin absensi digital, Mesin fax (meskipun mulai jarang digunakan), UPS (Uninterruptible Power Supply), Server dan perangkat jaringan, dan lain sebagainya.
2. Peralatan Manual / Non-Elektronik
Untuk kategori Peralatan ini, benda-benda tersebut tidak menggunakan listrik dan biasanya digunakan untuk kegiatan administrasi ringan.
Contoh: Stapler (penggenggam kertas), Perforator / punch (pembolong kertas), Penggaris, gunting, cutter, Pengait kertas (paper clip), penjepit binder, dan lain sebagainya.
3. Peralatan Pengarsipan dan Penyimpanan
Benda-benda yang tergolong kategori ini, digunakan untuk menyusun dan menyimpan dokumen agar rapi dan mudah ditemukan.
Contoh: Lemari arsip, Rak dokumen, Filing Cabinet, Map folder, map plastik, map cepat, Brankas, Locker, dan lain sebagainya.
4. Peralatan Komunikasi dan Presentasi
Semua benda yang mampu mendukung komunikasi baik internal Perusahaan maupun eksternal serta dapat digunakan untuk penyampaian informasi, maka masuk dalam kategori peralatan ini.
Contoh: Telepon kantor (analog/digital), Headset call center, Modem, intercom, Speaker dan mikrofon rapat, Proyektor, Papan tulis (whiteboard) dan spidol, Flipchart, dan lain sebagainya.
5. Peralatan Ergonomi dan Pendukung Kenyamanan
Perabotan yang menunjang kenyamanan kerja dan kesehatan karyawan.
Contoh: Kursi kantor dan meja kantor ergonomis, Lampu meja kerja, Sofa, Standing desk (meja kerja berdiri), dan lain sebagainya.
6. Peralatan Kebersihan dan Keamanan Kantor
Setiap Perusahaan tentunya juga membutuhkan peralatan yang mendukung kebersihan dan keselamatan kerja.
Contoh: Tempat sampah, Vacuum cleaner kantor, Alat pemadam api ringan (APAR), Kotak P3K, Kamera CCTV, Alat pemotong kertas (paper shredder), dan lain sebagainya.
7. Peralatan Keuangan dan Administrasi
Digunakan untuk mendukung aktivitas akuntansi dan pengelolaan keuangan.
Contoh: Mesin hitung uang, Kalkulator meja, Brankas uang, Mesin kasir (di kantor penjualan atau layanan), dan lain sebagainya.
Jadi Apa Itu Peralatan Kantor? Peralatan kantor bukan hanya alat bantu kerja, melainkan juga bagian dari sistem kerja yang menunjang efisiensi dan efektivitas operasional. Jika kantor tidak memiliki peralatan yang memadai, maka berisiko mengalami Penurunan produktivitas karyawan, sering terjadi miss Komunikasi antar karyawan, Kekacauan dalam pengelolaan dokumen, dan menurunkan kualitas pelayanan kepada pelanggan. Dengan peralatan yang lengkap dan terawat, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan, mempercepat proses bisnis, serta menjaga citra profesional di mata klien dan mitra usaha.
“Solusi Kebutuhan Kantor Anda”
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
