Cara Merawat Peralatan Kantor – Peralatan kantor merupakan aset penting yang mendukung kelancaran operasional sebuah perusahaan, instansi, atau organisasi. Peralatan tersebut mencakup berbagai jenis mulai dari meja, kursi, lemari arsip, komputer, printer, mesin fotokopi, hingga peralatan kecil seperti stapler dan kalkulator.
Merawat peralatan kantor bukanlah aktivitas yang bisa anda abaikan begitu saja. Dengan merawatnya secara baik tidak hanya memperpanjang usia pakainya, tetapi juga menjaga produktivitas kerja serta efisiensi biaya operasional. Berikut penjelasan lengkap mengenai cara merawat peralatan kantor secara menyeluruh:
1. Menjaga Kebersihan Peralatan Secara Rutin
Kebersihan adalah langkah awal yang sangat penting dalam perawatan peralatan kantor. Debu, kotoran, dan noda yang menempel pada meja, kursi, dan perangkat elektronik dapat mempercepat kerusakan. Misalnya, debu yang menumpuk pada ventilasi komputer atau printer bisa menyebabkan overheating. Karena itu, lakukan pembersihan secara rutin, baik harian maupun mingguan, menggunakan kain lembut, kemoceng, atau vacuum cleaner khusus untuk elektronik. Hindari penggunaan cairan pembersih yang keras pada perangkat elektronik karena dapat merusak permukaan dan komponen sensitif.
2. Melakukan Pemeriksaan Berkala
Pemeriksaan atau inspeksi berkala pada peralatan kantor penting untuk mendeteksi potensi kerusakan sejak dini. Misalnya, pada kursi kantor, anda bisa memeriksa baut-baut penghubung dan mekanisme hidroliknya, pada lemari arsip, cek kelancaran rel laci dan engsel pintu, pada perangkat elektronik, periksa kabel, colokan, dan port sambungan. Dengan demikian, kerusakan kecil dapat segera teratasi sebelum menjadi lebih parah dan memerlukan biaya lebih besar.
Baca Juga: Prosedur Penghapusan Peralatan Kantor dari Inventaris
3. Menggunakan Peralatan Sesuai Fungsi dan Petunjuk
Seringkali, peralatan kantor rusak bukan karena usia pakai tetapi akibat penggunaan yang tidak tepat. Contohnya, printer yang dipaksa mencetak melebihi kapasitasnya dalam satu waktu. Berdiri di atas kursi kantor atau untuk menaruh barang berat juga salah satu contoh penggunaan yang salah. Pastikan seluruh karyawan memahami cara penggunaan peralatan kantor sesuai petunjuk manual masing-masing perangkat. Jika perlu, lakukan sosialisasi atau pelatihan singkat mengenai penggunaan dan perawatan alat-alat tertentu, terutama perangkat elektronik.
4. Melakukan Perawatan dan Servis Profesional
Peralatan kantor yang berteknologi seperti komputer, printer, atau mesin fotokopi membutuhkan perawatan profesional secara berkala. Beberapa komponen di dalam perangkat tersebut tidak dapat anda bersihkan atau perbaiki hanya dengan pengetahuan dasar. Jadwalkan servis rutin, misalnya setiap 3 bulan atau 6 bulan sekali, dengan teknisi yang berpengalaman. Hal ini penting untuk memastikan semua komponen berfungsi optimal dan terhindar dari gangguan mendadak. Jika Anda adalah seorang pemilik Perusahaan, memperkerjakan orang dengan keahlian teknis untuk khusus mengurusi semua masalah perlengkapan kantor dan memberikan perawatan berkala mungkin bisa menjadi solusi terbaik.
5. Menyimpan Peralatan di Tempat yang Tepat
Cara menyimpan peralatan kantor juga berpengaruh besar terhadap umur pakainya. Simpan perangkat elektronik di ruangan yang memiliki ventilasi baik dan terhindar dari paparan langsung sinar matahari atau kelembaban tinggi.
Untuk peralatan seperti lemari arsip, pastikan anda meletakkannya di tempat datar agar tidak mudah miring atau jatuh. Sedangkan alat-alat kecil seperti gunting, stapler, atau pulpen sebaiknya berada di tempat penyimpanan khusus. Jangan lupa untuk mengembalikannya ke tempat semula setelah selesai menggunakannya untuk mencegah kehilangan atau kerusakan.
6. Mengatur Beban dan Tata Letak Peralatan
Khusus untuk peralatan besar seperti meja, lemari, dan rak arsip, penting untuk tidak membebani secara berlebihan di satu sisi. Beban yang tidak seimbang dapat menyebabkan keretakan atau kerusakan struktur. Perhatikan pula tata letak peralatan agar tidak saling menghalangi jalur keluar masuk ruangan, dan agar kabel-kabel tidak tertekuk atau tertarik secara tidak sengaja yang dapat menyebabkan kerusakan.
7. Mencatat dan Memantau Riwayat Perawatan
Perusahaan sebaiknya memiliki catatan khusus terkait riwayat perawatan dan servis peralatan kantor. Catatan ini membantu memantau kapan terakhir kali peralatan diservis, Jadwal servis berikutnya, serta mendeteksi jika ada peralatan yang sering mengalami kerusakan. Dengan adanya catatan ini, pengelolaan peralatan kantor menjadi lebih terencana dan sistematis.
Merawat peralatan kantor adalah bagian dari tanggung jawab bersama seluruh pengguna di kantor. Perawatan yang baik akan menghemat biaya penggantian, memperpanjang usia pakai peralatan, dan menjaga kenyamanan serta produktivitas kerja. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan menyusun prosedur standar perawatan peralatan kantor dan mengajak semua pihak untuk disiplin dalam menerapkannya. Dengan demikian, peralatan kantor akan selalu dalam kondisi baik dan siap mendukung aktivitas pekerjaan sehari-hari.
“Solusi Kebutuhan Kantor Anda”
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
