Perbedaan lemari arsip dan rak arsip bahkan sudah bisa kita lihat hanya dari bentuk dan ukurannya saja. Tapi lebih dari pada itu, sebenarnya ada banyak perbedaan dari Lemari Arsip dan Rak Arsip jika dilihat dari kegunaan serta keamanannya.
Mana yang lebih baik? Sebenarnya baik lemari arsip maupun rak arsip sama-sama memiliki kelebihan dan kekurangannya. Untuk menilai mana yang lebih baik, tergantung dari faktor yang mempengaruhinya. Penggunaan Lemari Arsip yang baik di satu tempat belum tentu menjadi pilihan yang tepat di tempat lainnya, begitu pula dengan rak arsip. Berikut adalah pemaparan tentang perbedaan keduanya.
Perbedaan Secara Umum
Lemari Arsip:
Jika dilihat dari desainnya, Lemari arsip didesain dengan pintu pentup, baik yang transparan atau yang tidak. Hampir menyerupai lemari pakaian, tapi lemari arsip Sebagian besar bermaterial plat besi yang cukup tebal sehingga lebih kokoh. Dengan desain yang tertutup, lemari arsip mengutamakan privasi dan keamaan penyimpanannya. Oleh karena itu, penggunaan lemari arsip lebih direkomendasikan untuk menyimpan dokumen atau arsip yang memerlukan perlindungan lebih, baik dari debu, kelembapan, maupun akses ilegal. Selain itu, desainnya yang cantik, bisa membuat ruang kantor terlihat lebih rapi dan dinamis.
> Kelebihan:
- Dengan desain yang tertutup, Lemari arsip sering dilengkapi dengan kunci atau sistem pengamanan, sehingga dokumen lebih terjaga dari pencurian atau akses tanpa izin.
- Pintu dari lemari Arsip dapat membantu untuk melindungi dokumen dari debu, kotoran, atau kelembapan yang bisa merusak arsip.
- Lemari arsip biasanya didesain dengan bentuk yang cantik, sehingga bukan hanya membuat dokumen terlihat rapi, tapi juga menambah keindahan interior ruangan kantor.
> Kekurangan:
- Karena lemari arsip seringkali tertutup dan memiliki sistem pengamanan, proses pengambilan dokumen bisa lebih lambat dibandingkan dengan rak arsip. Apalagi jika kunci dari lemari arsip hilang.
- Jika menggunakan lemari arsip untuk penyimpanan arsip dalam jumlah besar, Anda membutuhkan biaya yang sangat besar. Karena lemari arsip biasanya hanya tersedia dua atau tiga skat, jadi Anda harus membeli lebih banyak lemari jika ingin menyimpan Dokumen dalam jumlah yang besar. Sementara harga untuk satu lemari arsip tidak bisa dibilang murah. Hal ini karena lemari arsip dilengkapi dengan sistem pengunci, sehingga lebih mahal dibandingkan rak arsip.
Baca Juga: Bagaimana Cara Menyimpan Arsip Di Lemari Arsip Yang Benar
Rak Arsip:
Dengan desain yang sangat berbeda, Rak arsip biasanya terbuka tanpa pintu atau laci. Dengan desain tersebut, penggunaan rak arsip terlihat lebih sederhana namun lebih mudah diakses. Biasanya orang menggunakan rak arsip ketika membutuhkan tempat untuk menyimpan arsip dalam jumlah besar yang tidak memerlukan perlindungan keamanan tinggi. Karena desainnya tidak tertutup, biasanya rak arsip lebih banyak diletakan di ruangan khusus atau gudang.
> Kelebihan:
- Dengan desain yang terbuka, rak arsip memungkinkan dokumen untuk diakses dengan cepat dan mudah.
- Desain sederhana Rak arsip biasanya membuat harganya cenderung lebih murah dibandingkan lemari arsip, terutama yang hanya membutuhkan penyimpanan dasar.
- Dengan ruang penyimpanan yang lebih besar, jumlah dokumen atau arsip yang bisa disimpan, mungkin dua kali lebih banyak daripada Lemari Arsip. Sehingga cocok digunakan untuk Perusahaan yang memiliki banyak dokumen yang tidak memerlukan perlindungan atau keamanan ekstra.
Kekurangan:
- Rak arsip tidak memiliki pengamanan atau kunci, sehingga dokumen yang disimpan di rak lebih mudah diakses oleh orang yang tidak berwenang, serta rentan menjadi target hewan-hewan pengerat seperti tikus atau rayap.
- Karena terbuka, rak arsip lebih rentan terhadap debu, kotoran, dan faktor lingkungan yang dapat merusak arsip.
- Rak arsip bisa membuat dokumen lebih mudah berantakan jika tidak dikelola dengan baik, terutama jika tidak ada pembatas atau pengorganisir di dalam rak.
Dari Perbedaan lemari arsip dan rak arsip di atas, Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan kantor Anda. Pilihlah lemari arsip jika Anda membutuhkan penyimpanan yang aman, tertutup, dan terorganisir dengan baik. Tapi, jika Anda membutuhkan akses yang cepat, hemat biaya, dan lebih fleksibel dalam penyimpanan dokumen yang tidak memerlukan perlindungan ketat, maka memilih rak arsip adalah pilihan yang tepat.
CV Cahaya Mustika menyediakan segala model, jenis, dan ukuran dari lemari arsip dan juga rak arsip. Jika Anda membutuhkan lemari arsip berkualitas tinggi, segera hubungi kami untuk mendapatkan informasi harga dan promo terbaru saat ini.
CV Cahaya Mustika
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
