Fungsi Lemari Arsip dalam dunia perkantoran bisa tergolong sangat penting karena berperan dalam membantu pengelolaan dan penyimpanan dokumen yang rapi dan terorganisir. Meskipun jaman sekarang semuanya sudah serba digital, tapi tidak semua dokumen fisik sudah dipindahkan atau digitalisasi. Ada kalanya dokumen fisik masih sangat dibutuhkan dalam pekerjaan, dan disitulah keberadaan lemari arsip menjadi penting.
Anda mungkin pernah mendengar beberapa saran mengenai manajemen arsip dan bagaimana hal itu harus diatur dengan baik, seperti ‘menyimpan semuanya dalam satu tempat’ atau ‘mengembangkan sistem untuk penamaan arsip’. Sebenarnya tidak ada aturan khusus yang mengharuskan seseorang untuk mengatur file mereka, karena orang yang mengetahui penting atau tidaknya sebuah arsip atau dokumen adalah sang pemilik arsip dan dokumen itu. Tapi tidak ada salahnya jika Anda Menyusun semua dokumen tersebut berdasarkan kategori tertentu di dalam lemari arsip, untuk mempermudah Anda saat pencarian dan juga memastikan bahwa dokumen itu aman.
Untuk menjawab seberapa penting fungsi lemari arsip di dunia perkantoran, berikut adalah berbagai macam kegunaan atau fungsi dari lemari arsip:
1. Dapat Menyimpan Dokumen Secara Terorganisir
Layaknya fungsi Lemari pada umumnya, Lemari Arsip memang diciptakan untuk memberikan tempat yang terstruktur untuk menyimpan berbagai dokumen kantor, seperti laporan, surat-surat penting, kontrak, dan arsip lainnya. Dengan adanya lemari arsip, dokumen dapat dipisahkan berdasarkan kategori, tanggal, atau jenisnya, sehingga memudahkan pencarian ketika dibutuhkan.
2. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Dengan dokumen yang tersimpan dengan rapi dan terorganisir, pegawai dapat lebih mudah dan cepat mengakses informasi yang dibutuhkan. Ini membantu meningkatkan efisiensi kerja karena waktu yang digunakan untuk mencari dokumen bisa diminimalisir. Selain itu, Dokumen yang tersusun rapi juga dapat mengurangi stress pegawai saat bekerja. Apabila melihat tumpukan dokumen yang tidak tertata, secara psikologis akan membuat orang yang melihatnya merasa tertekan.
3. Melindungi Dokumen Penting
Nilai sebuah dokumen bisa saja berbeda-beda, ada yang penting, ada pula yang hanya sekadar dokumen biasa. Lemari arsip, terutama yang dilengkapi dengan kunci atau sistem pengaman lainnya, akan membantu Anda dalam melindungi dokumen-dokumen penting dari risiko kehilangan, kerusakan, atau pencurian. Beberapa lemari arsip bahkan dirancang tahan api atau tahan air untuk melindungi dokumen dari bencana alam atau kebakaran.
Lemari arsip dapat dilengkapi dengan sistem pengamanan seperti kunci atau gembok untuk mencegah akses yang tidak sah terhadap informasi sensitif. Hal ini penting untuk melindungi data pribadi karyawan atau informasi bisnis yang bernilai.
4. Mendukung Regulasi dan Kebijakan
Beberapa industri atau Perusahaan memiliki peraturan ketat tentang bagaimana dokumen harus disimpan, termasuk waktu penyimpanan dan keamanan arsip. Lemari arsip dapat mendukung Perusahaan untuk menjalankan regulasi tersebut, seperti yang berlaku di bidang hukum, keuangan, dan kesehatan.
5. Meningkatkan Profesionalisme dan Kepercayaan
Kantor dengan sistem penyimpanan dokumen yang terorganisir dengan baik dapat mencerminkan profesionalisme perusahaan. Klien atau mitra bisnis yang melihat bahwa dokumen disimpan dengan aman dan terstruktur akan merasa lebih yakin dengan perusahaan tersebut. Dokumen yang tertata rapi di lemari arsip juga akan membuat ruangan terlihat lebih rapi dan modern.
6. Mempermudah Proses Pengarsipan dan Pemusnahan
Ada beberapa Dokumen yang memiliki masa simpan. Dokumen lama yang tidak terlalu penting biasanya harus dimusnahkan dan diperbaharui dengan dokumen baru. Ketika dokumen tidak lagi diperlukan atau telah mencapai batas waktu penyimpanan, lemari arsip memudahkan proses pemusnahan dokumen secara sistematis sesuai dengan kebijakan perusahaan atau regulasi yang berlaku.
7. Menjaga Keberlanjutan Bisnis
Ketika perusahaan perlu melakukan audit, pengawasan, atau pemeriksaan, keberadaan lemari arsip yang tertata rapi dan terorganisir membantu memastikan bahwa perusahaan dapat menyediakan dokumen yang diperlukan untuk kelancaran operasional atau evaluasi.
Secara keseluruhan, lemari arsip adalah bagian penting dalam menciptakan lingkungan kantor yang teratur, aman, dan efisien. Ini tidak hanya mempermudah pekerjaan sehari-hari, tetapi juga menjaga kelancaran administrasi dan kepatuhan terhadap regulasi.
Penataan Arsip tidak akan menjadi sulit jika Anda memiliki tempat yang tepat untuk menyimpan dan menyusunnya. Dengan pemilihan lemari arsip yang tepat pastinya akan memudahkan saat melakukan penataan. Anda bisa mempelajari bagaimana cara menata Arsip yang benar dan pastikan lemari Arsip tidak terisi melebihi 90% dari kapasitasnya.
Saat ini ada begitu banyak macam jenis lemari arsip yang bisa Anda gunakan sesuai dengan kebutuhan Anda. CV. Cahaya Mustika, sebagai distributor perlengkapan dan peralatan kantor terlengkap di Malang, menyediakan berbagai macam jenis lemari Arsip, yang berbeda dari model, ukuran hingga harga. Cek Promo-nya sekarang!
“Solusi Kebutuhan Kantor Anda”
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
