Mengunakan mesin absensi kartu juga menjadi salah satu cara untuk mencatat kehadiran karyawan di berbagai kantor, sekolah, pabrik, dan tempat kerja. Sistem ini mencatat waktu kedatangan dan kepulangan melalui kartu. Ketika karyawan memasukan atau menempelkan kartu pada mesin, perangkat akan mencatat waktu sesuai dengan jadwal penggunaan.
Meskipun teknologi absensi biometrik dan digital saat ini sudah menggeser keberadaannya, mesin absensi kartu tetap memiliki karakteristik yang membuatnya sesuai untuk kebutuhan tertentu. Sebelum memilihnya, penting untuk memahami keunggulan sekaligus keterbatasannya agar perangkat ini sesuai dengan kondisi operasional kantor:
Keunggulan Mesin Absensi Kartu
1. Cara Penggunaan Relatif Sederhana
Mesin absensi kartu umumnya memiliki mekanisme penggunaan yang sangat mudah. Karyawan cukup menggunakan kartu khusus yang mereka dapatkan dari administrator untuk mencatat waktu masuk dan pulang. Karena prosesnya tidak membutuhkan pemindaian wajah atau sidik jari, penggunaannya bisa lebih praktis tanpa proses identifikasi biometrik.
2. Tidak Membutuhkan Pendaftaran Biometrik
Pada sistem absensi berbasis sidik jari atau wajah, perlu pendaftaran data biometrik karyawan terlebih dahulu. Mesin absensi kartu tidak memiliki kebutuhan tersebut. Perusahaan cukup menyiapkan kartu identitas absensi dan menghubungkannya dengan pengguna sesuai sistem.
3. Proses Pencatatan Berlangsung Cepat
Pencatatan kehadiran dapat berjalan dalam waktu singkat. Pengguna tidak perlu menunggu proses pengenalan karakteristik biometrik sehingga mesin dapat membantu memperlancar proses absensi, terutama ketika banyak karyawan datang pada waktu yang berdekatan.
4. Tidak Bergantung pada Kondisi Fisik Pengguna
Kondisi seperti jari yang basah, kotor, terluka, atau perubahan tampilan wajah tidak menjadi faktor dalam proses identifikasi. Selama kartu aktif maka bisa terbaca oleh perangkat, pencatatan kehadiran tetap dapat berjalan.
5. Perawatan Perangkat Relatif Mudah
Komponen untuk membaca atau mencatat kartu umumnya tidak memerlukan perawatan yang kompleks. Perawatan lebih banyak berfokus pada kebersihan perangkat, pemeriksaan mekanisme pembaca, serta kondisi kartu.
6. Kartu Dapat Sekaligus Sebagai ID Card
Pada jenis mesin absensi tertentu, kartu untuk mencatat kehadiran dapat sekaligus berfungsi sebagai ID card karyawan. Kartu dapat memuat identitas seperti nama, foto, jabatan, atau nomor identitas sehingga pengguna tidak perlu membawa kartu khusus untuk absensi dan kartu identitas secara terpisah.
Baca Juga: Jenis Mesin Absensi untuk Mencatat Kehadiran Karyawan
Kekurangan Mesin Absensi Kartu
1. Kartu Dapat Hilang atau Rusak
dalam sistem mesin ini, kartu merupakan bagian penting dari sistem ini sehingga pengguna harus menjaganya dengan baik. Kartu yang hilang, patah, tergores, atau mengalami kerusakan dapat menghambat proses absensi dan membutuhkan penggantian sesuai sistem.
2. Risiko Peminjaman Kartu kepada Orang Lain
Karena identifikasi hanya berdasarkan kartu, terdapat kemungkinan seseorang menggunakan kartu milik karyawan lain. Kondisi ini dapat menyebabkan data kehadiran tidak sepenuhnya merepresentasikan orang yang benar-benar melakukan absensi.
3. Membutuhkan Pengelolaan Kartu untuk Setiap Pengguna
Jika jumlah karyawan cukup banyak, perusahaan perlu melakukan pendataan, pembagian, penggantian, dan pengelolaan kartu secara teratur. Administrasi tersebut menjadi penting agar tidak terjadi kesalahan antara kartu dan pemiliknya.
4. Ketergantungan pada Kondisi Kartu
Menggunakan kartu secara terus-menerus dapat membuat kartu mengalami keausan. Pada jenis kartu tertentu, kerusakan pada bagian yang menyimpan atau membawa informasi identitas dapat menyebabkan kartu sulit atau tidak dapat terbaca oleh mesin.
5. Kurang Praktis Ketika Pengguna Lupa Membawa Kartu
Karyawan yang tidak membawa kartu tidak dapat melakukan absensi dengan cara normal menggunakan perangkat tersebut. Perusahaan perlu memiliki prosedur alternatif, misalnya pencatatan manual atau pemberian kartu pengganti sesuai kebijakan internal.
6. Pengamanan Identitas Bergantung pada Penggunaan Kartu
Tingkat keandalan identifikasi berdasarkan bagaimana pengelolaan kartunya. Jika kartu dapat dengan mudah berpindahtangan, sistem tidak memiliki karakteristik verifikasi fisik pengguna seperti yang terdapat pada metode biometrik.
Dengan demikian, pastikan pemilihan mesin mempertimbangkan kebutuhan operasional serta kemampuan perusahaan dalam mengelola kartu dan data kehadiran sebelum penerapan secara besar.
CV Cahaya Mustika
“Solusi Kebutuhan Kantor Anda”
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
