Bagaimana Cara Menyimpan Arsip Di Lemari Arsip Yang Benar? Menyimpan arsip atau dokumen penting pekerjaan tidak hanya sekadar menaruhnya di dalam lemari, lalu semuanya beres. Melainkan, ada banyak hal yang harus Anda perhatikan saat melakukan penyimpanan untuk mempermudah Anda di kemudian hari.
Baca Juga: Cara Merawat Lemari Arsip Agar Tetap Awet
Ada kalanya kita membutuhkan data dari dokumen-dokumen lama, jika dokumen tersebut diletakan secara sembarangan, maka akan lebih sulit untuk dicari. Oleh karena itu, menyimpan arsip atau dokumen di lemari arsip dengan cara yang terorganisir sangat penting agar mudah ditemukan kembali di masa depan. Lalu, bagaimana cara menyimpan arsip di lemari arsip Yang Benar? Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu Anda untuk bisa menyimpan Arsip di lemari Arsip dengan benar.
Lakukan Sortir dan Klasifikasi pada setiap Arsip
Sebelum Anda menyimpannya di dalam lemari arsip, dokumen-dokumen atau arsip yang menumpuk ada baiknya Anda lakukan menyortiran. Pilah dan pilih secara hati-hati arsip mana yang sudah tidak digunakan, dan arsip mana yang mungkin masih akan digunakan. Setelah menemukan Arsip yang tidak digunakan, alih-alih di buat di tempat sampah begitu saja, sebaiknya Anda bisa melakukan penghancuran di mesin penghancur kertas, agar data atau isi dari dokumen tersebut tidak disalah gunakan.
Arsip-arsip yang masih akan digunakan kemudian bisa dikelompokan atau diklasifikasikan berdasarkan beberapa kategori. Misalnya disusun berdasarkan kategori bagian Devisi seperti keuangan, administrasi, proyek, dan lain-lain. Bisa juga berdasarkan tanggal, tahun atau periode tertentu, sehingga Anda bisa menemukan dokumen terbaru dan terlama secara cepat. Saat Anda melakukan penyortiran, sebaiknya pilihlah waktu di saat Anda memiliki waktu luang yang panjang. Karena untuk menyortir banyak dokumen dan arsip butuh ketelitian dan waktu yang cukup lama.
Gunakan Folder atau Map:
Jika Anda menggunakan Lemari arsip bukaan pintu, bukan filling cabinet yang berbentuk laci, maka sebaiknya Anda menggunakan Folder atau Map. Folder atau Map Berfungsi untuk menyimpan dokumen agar lebih rapi sesuai kategori atau jenis dokumen. Dengan adanya folder atau map, juga akan mempermudah Anda saat menyusunnya di dalam lemari, apalagi jika folder yang Anda gunakan memiliki bahan yang agak keras sehingga bisa diletakan berdiri seperti layaknya buku di perpustakaan.
Gunakan Label yang Jelas dan Konsisten:
Tujuan utama penyimpanan Arsip adalah agar suatu saat dibutuhkan, Anda bisa menemukannya dengan mudah. Oleh karena itu, pastikan untuk memberi label yang jelas di bagian luar folder agar mudah dikenali, atau Anda bisa menggunakan warna folder atau Map yang berbeda untuk setiap kategori.
Anda bisa menggunakan spidol permanen untuk menuliskan keterangan pada folder atau map dengan informasi seperti tanggal, kategori, atau nomor identifikasi arsip. Spidol permanen setidaknya tidak akan mudah terhapus dan tahan lebih lama. Anda juga bisa membuat stiker keterangan khusus dan menempelkannya di folder dan Map agar terlihat lebih rapi, seragam dan estetik.
Pisahkan Arsip Aktif dan Tidak Aktif
Meskipun masih tergolong dibutuhkan, kadang ada beberapa dokumen yang jarang dibuka. Oleh karena itu, saat ingin menyimpan arsip dalam lemari arsip, sebaiknya Anda membedakan dokumen-dokumen berdasarkan tingkat kegunaannya. Simpan arsip yang aktif atau yang sering digunakan di lemari khusus yang mudah dijangkau. Sementara Arsip yang tidak aktif bisa disimpan di lemari arsip yang berbeda. Jika Anda hanya memiliki satu lemari arsip saja, maka Anda bisa meletakannya dibagian yang memiliki akses lebih sulit dijangkau, misalnya rak dibagian atas atau bawah lemari arsip.
Gunakan Sistem Penataan Vertikal dan Horizontal:
Untuk lemari arsip dengan banyak ruang, Anda bisa Menyusun folder-folder secara vertikal. Urutkan folder mulai dari tahun terlama hingga terbaru, atau sesuai dengan penomorannya. Anda bisa mengikuti bagaimana buku-buku disusun di rak perpustakaan.
Tapi jika lemari arsip Anda lebih kecil, maka Anda bisa pertimbangkan menggunakan penyusunan secara horizontal. Penyusunan ini juga bisa menjadi Solusi jika folder dokumen anda cukup besar atau lebar sehingga tidak cukup untuk disusun secara berdiri.
Jaga Keamanan Arsip Penting:
Keamanan Arsip bukan saja pengamanan dari orang-orang yang hendak berniat jahat, tapi juga pengamanan dari ancaman jamur, kelembab atau binatang lain yang bisa merusak kertas. Agar semua dokumen Anda aman di dalam lemari arsip, meskipun disimpan dalam waktu yang lama, Anda bisa menambahkan Silika gel efektif. Silika Gel berfungsi untuk menyerap kelembapan yang bisa menyebabkan pertumbuhan jamur. Letakkan kantong silika gel di sekitar Folder dan kertas, terutama di sudut lemari, untuk menjaga kelembapan tetap terkendali.
Arsip yang berisi informasi sensitif atau penting harus disimpan di bagian lemari arsip yang lebih aman, seperti lemari dengan kunci atau sistem pengaman lainnya. Simpan Kunci utama dan kunci Cadangan ditempat yang berbeda. Apabila terjadi kehilangan kunci utama, Anda masih memiliki kunci Cadangan untuk membukanya.
Pemeriksaan dan Pemeliharaan Secara Rutin:
Setelah menyimpan dokumen di lemari arsip selesai, bukan berarti tanggung jawab Anda juga selesai begitu saja. Anda masih harus melakukan pemeliharaan secara rutin. Mulai dari memeriksa kondisi arsip dan lakukan pemeliharaan, seperti membersihkan lemari dari debu dan kotoran, hingga mengatur ulang atau membuang arsip yang sudah tidak dibutuhkan agar tidak semakin memenuhi lemari arsip.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, arsip di lemari arsip dapat tetap terorganisir dengan baik dan mudah diakses kapanpun dibutuhkan. Selain mempermudah pekerjaan, lemari arsip yang rapi juga membuat suasana kerja semakin kondusif dan tentunya ruangan kerja juga terlihat rapi dan bersih, bahkan estetik.
Dapatkan informasi mengenai berbagai peralatan kantor terupdate, seperti lemari Arsip, kursi kantor, dan lain sebagainya di CV Cahaya Mustika. Anda juga bisa mendapatkan promo-promo menarik dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
CV Cahaya Mustika
Jl. MT Haryono, Ruko Istana Dinoyo B11
Kota Malang
TELP 0823-3766-4403
